アジェンダと議事録でオンラインでもスムーズなコミュニケーションを

こんにちは！ブダペスト在住Webデザイナーのみほこです。

突然ですが、あなたはクライアントとミーティングをする際に、アジェンダと議事録を作ってますか？

実は今日はXでこういったポストを見まして。

はじめて一緒に仕事する相手の信頼を秒で勝ち取る方法は会議のアジェンダ、議事録を欠かさず出すこと。

これをするだけで安心して任せられる印象を持たれる。

実際に言った言わないといった問題も回避できて仕事もスムーズに進むので一石二鳥。

— 中村かずまさ＠教えるWebディレクター (@nakamu_freenote) December 17, 2024

私も作ったり作らなかったりだったのですが、今年に入ってしっかり作成するようになったら仕事がよりスムーズに進むようになりました。

今は、ミーティングがある際は必ず、ミーティング前にクライアントにアジェンダを提出し、ミーティング後には議事録をお送りして内容を確認してもらうようにしています。

アジェンダとは、ラテン語で「なされるべき事柄」という意味があり、ミーティングでの議題を書き記したものになります。（ラテン語ってかっこいいですよね！）
これを事前に送っておくことで、ミーティングで話し合うべきことを事前に伝えることができ、回答の準備をしておいてくれたりしますし、
当日も話し合いたいことを忘れることなくスムーズにミーティングを進めることができます。

議事録はそのままですね。ミーティングの記録です。私はアジェンダを更新する形で議事録を作成しています。
ミーティングでは、この内容を話しこう決めましたね、と再度議事録で確認をすることで、お互いに齟齬なく仕事を進めることができます。

ちなみに議事録のドキュメントのURLは、ミーティングをした日付と一緒にスプレッドシートの表にしてまとめておいて、いつでも見返せるようにしています。

ミーティングで言った言わないはよくあること・・・
オンラインですと、対面よりも得られる情報が少なくなりますので、より注意を払う必要があります。

あと、人間の記憶って曖昧で、後から勝手に解釈をつけたりしてしまうもの。私は私の記憶を100%は信用していません笑
そういった意味でも、きっちりと書面に記しお互いの認識を合わせておくことが大事です。

リモートワークか否か論が世間を賑わせていますが、（Xでだけ？）
リモートワークとは、単に通勤がなく楽になるというだけではなく、いろいろな事情をお持ちの人が働きやすくなる方法の1つ。

リモートで働くということは、確かにコミュニケーションの面においては対面より劣ることも多々あるかと思います。
ただ、そこは工夫一つで改善していけるもの。

今日はアジェンダと議事録を一例として出してみましたが、相手の立場に立って、オンラインでもどうすればスムーズなコミュニケーションが取れるかを考え丁寧に対応していくのが大事ですね。

それでは、また！